Automatisation des processus
Automatisez le rapprochement, la planification, l’acheminement et les avis tout en gardant les exceptions visibles.
Automatisez les cas courants et rendez les exceptions plus rapides à traiter.
Une bonne automatisation accomplit les cas courants, conserve la trace de ses actions et remet les situations inhabituelles à la bonne personne.
Automatisez un processus lorsque l’équipe peut expliquer le résultat, les règles ordinaires et la gestion des exceptions. Si la politique change constamment, il faut d’abord clarifier le processus.
Ce service est pertinent lorsque
- Une tâche fréquente suit des règles assez stables.
- La ressaisie ou le suivi manuel crée des retards et des erreurs.
- Les employés passent trop de temps à rapprocher des dossiers ou à relancer des personnes.
- La direction ne voit pas les exceptions qui attendent une décision.
Relier les déclencheurs, les règles et la personne qui traite les exceptions.
Une automatisation utile accomplit le travail ordinaire, conserve la trace de ce qu’elle a fait et remet les cas inhabituels à la bonne personne.
Mesure du volume, du délai et des manipulations
Définition des règles et des responsabilités
Rapprochement, planification, acheminement ou avis
Intégrations avec les systèmes actuels
Liste des exceptions à vérifier par l’équipe
Journaux, suivi des résultats et amélioration
Automatiser un processus mesurable, pas une idée générale.
Le premier objectif est un parcours limité dont l’équipe connaît déjà le résultat attendu et les cas qui exigent du jugement.
Mesurer le travail actuel
Relever le volume, le temps, les erreurs, les attentes et les interventions nécessaires sur des exemples réels.
Écrire les règles et les exceptions
Définir ce qui peut avancer automatiquement, ce qui doit être vérifié et qui prend la décision.
Relier un premier parcours
Connecter les systèmes et mettre en service le plus petit processus complet qui produit un résultat utile.
Comparer et améliorer
Suivre le délai, les manipulations et les exceptions, puis corriger les règles à partir des résultats observés.
Moins de manipulation manuelle sans perdre la maîtrise du processus.
Les cas courants avancent sans ressaisie, tandis que les situations incertaines arrivent à la bonne personne avec leur contexte et leur état clairement indiqués.
Ce qui doit s’améliorer
- Moins de manipulations répétitives
- Des exceptions confiées rapidement à la bonne personne
- Une amélioration mesurable du délai ou de la charge administrative
Voir une automatisation appliquée aux paiements
Le rapprochement des virements Interac montre comment automatiser les cas ordinaires tout en gardant les correspondances incertaines disponibles pour vérification.
Voir la réalisationQuestions sur l’automatisation des processus
Choix du premier processus, exceptions, intégrations et mesure des résultats.
Quel processus automatiser en premier?
Choisissez une tâche fréquente, mesurable, fondée sur des règles assez stables et dont les exceptions peuvent être confiées à une personne clairement désignée.
L’automatisation remplace-t-elle toutes les interventions humaines?
Non. Elle prend en charge les cas courants et transmet les exceptions à la bonne personne avec les renseignements nécessaires pour décider.
Peut-elle relier nos outils actuels?
Souvent, si les systèmes offrent des API ou des moyens d’échange fiables. L’évaluation vérifie les accès, la qualité des données, les limites et la procédure à suivre lorsqu’un transfert échoue.
Comment mesurer le résultat?
Comparez le délai, le nombre de manipulations, le volume d’exceptions et la constance du service avant et après la mise en place.